You are here

Zadbajmy o ekologię - rozwiązania dla przedsiębiorstw

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli warto by rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu synchronizacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Praca przy komputerze
Author: sxc.hu
Source: http://sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat w innych firmach. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału obowiązków, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Faktury mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na przyrodę. Najbardziej to drzewa "odetchną z ulgą". Można pójść dalej i w jeszcze większym stopniu zaoszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy wybierają się na spotkania z klientami. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (przykłady dla mieszkańców Warszawy: Netbooki Warszawa - lub tablet (a tu dla mieszkańców Krakowa: ). Zajmują dużo mniej miejsca i bezpieczniej wpływają na nasze środowisko.